Skuteczne zarządzanie bazą tłumaczy

Podczas setek przeprowadzonych przeze mnie rozmów z właścicielami lub managerami biur tłumaczeń, jednym z najczęściej pojawiających się problemów jest skuteczne zarządzanie bazą tłumaczy freelancerów oraz efektywne rozdzielanie zleceń. Największy problem pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy biuro tłumaczeń wykonuje sporą liczbę stosunkowo małych zleceń. w takim wypadku szybkie znalezienie odpowiedniego wykonawcy jest kluczowe dla zachowania marżowości biznesu. 

Zarządzanie bazą tłumaczy - tradycyjne podejście

W tradycyjnym modelu pracy, który jest oparty o e-maile i telefony, pracownik biura tłumaczeń posiada listę podwykonawców, wraz z językami, stawkami, specjalizacją i ewentualnie odpowiednimi komentarzami.

Gdy przychodzi nowe zlecenie, sprawdza listę, wysyła e-maile lub wykonuje telefony, by znaleźć podwykonawcę, który zdecyduje się przyjąć nowe zlecenie. Często proces ten jest bardzo czasochłonny i wymaga wykonania wielu telefonów, zanim uda się znaleźć właściwą osobę.

Gdy już do tego dojdzie, pracownik biura musi napisać maila, zawrzeć w nim dokumenty do tłumaczenia, opisać liczbę znaków i oczekiwać na finalną decyzję tłumacza.

Brzmi znajomo? Ile średnio czasu potrzebujesz aby znaleźć podwykonawcę, chętnego do wykonania zlecenia?

Zarządzanie bazą tłumaczy - nowoczesne podejście

Nowoczesne firmy tłumaczeniowe staraja się automatyzować maksymalny zakres działań. Jednym z kluczowych elementów jest oczywiście proces delegacji zadań i rozdzielania zleceń. Warto więc wyposażyć się w system, który rozdzieli zadania i znajdzie odpowiedniego tłumacza w Twoim imieniu. Jak to powinno wyglądać w praktyce?

1. Baza danych tłumaczy - miejsce, w którym wprowadzasz dane swoich podwykonawców. W tym miejscu powinieneś móc zapisać te same informacje, które zazwyczaj przechowujesz w tradycyjnym pliku typu excel. Pomyśl o wszystkich danych, które potrzebujesz aby móc decydować o tym, czy warto zlecić zadanie danemu tłumaczowi: typ tłumaczeń (zwykłe / poświadczone), pary językowe, branże (medyczna/IT/itp.), stawki za tłumaczenia.
2. Rejestracja zleceń - system, który zarejestruje zlecenia ze strony internetowej lub pozwoli Ci dodać je ręcznie poprzez panel administratora. W systemie powinieneś mieć możliwość dodania tzw. produktu tłumaczeniowego, który będzie definiował typ, język i np. branżę tłumaczenia.
3. Łączenie tłumaczy ze zleceniami - powinieneś stworzyć mechanizm, który umożliwi automatyczne łączenie zleceń z grupą podwykonawców. Jeśli klient oczekuje tłumaczenia zwykłego, medycznego, z języka angielskiego na polski, to system powinien automatycznie wybrać tłumaczy spełniających kryteria zamówienia i poinformować ich o możliwości podjęcia pracy. Powiadomienie e-mail lub sms, zawierające szczegóły zamówienia powinny być generowanie automatycznie w Twoim imieniu. W takiej wiadomości możesz zamieścić informacje związane z długością tekstu, zyskiem dla tłumacza i terminem zlecenia.
4. Przyjęcie zlecenia - tłumacz powinien mieć możliwość szybkiego podpięcia się pod zlecenie. Idealnie, gdyby mógł zrobić to za pomocą jednego kliknięcia. Ważne jest również to, abyś informację o przyjęciu zlecenie odnotował automatycznie w swoim systemie.

Podsumowanie

Automatyzacja procesów związanych z poszukiwaniem podwykonawców i rozdzielaniem zleceń to kluczowy aspekt poprawy efektywności pracy biura tłumaczeń. Opisany powyżej przykład pozwala na szybkie i skuteczne rozdzielenie zadań pomiędzy podwykonawców. Wskazana przez nas metoda działa na zasadzie "kto pierwszy, ten lepszy". W kolejnym wpisie przedstawię sposoby na to, jak rozbudować działanie tego mechanizmu o dodatkowe funkcjonalności tak, by dodatkowo zwiększyć naszą efektywność kosztową.