Jak zaoszczędzić czas i poprawić obsługę w pracy tłumacza?
Czas to pieniądz. To prawo działa zarówno na Ciebie, jak i Twojego klienta. W czasach niesamowitego pędu, gdy niemalże każde zlecenie powinno być wykonane “na wczoraj”, te słowa zyskują jeszcze większej mocy.
Podczas gdy korzystasz już z profesjonalnych programów typu CAT, zastanawiasz się pewnie: “Co jeszcze mogę zrobić, aby przyspieszyć moją pracę, nie tracąc przy tym na jakości?”.
Kluczem do sukcesu jest automatyzacja obsługi klienta i sprawne zarządzanie zleceniami.
Automatyzacja obsługi klienta - o co chodzi?
Procesy związane z automatyzacją obsługi klienta to praktyka, z którą spotykasz się każdego dnia, nie zawsze zdając sobie z tego sprawę. Przypomnij sobie, gdy ostatni raz robiłeś zakupy przez Internet. Czy choć raz skontaktował się z Tobą człowiek, czy każdy krok transakcji był prowadzony przez maszynę? Jak się z tym czułeś?
Jestem skłonny postawić niemalże każde pieniądze na to, że czułeś się dobrze! Transakcja przebiegła szybko i sprawnie, bez zbędnych telefonów, pisania maili i oczekiwania na odpowiedź. Logowanie do sklepu, dodanie produktów do koszyka, wygodna płatność on-line oraz seria automatycznych powiadomień e-mail lub sms, o tym na jakim etapie znajduje się Twoje zamówienie.
A gdyby tak przenieść ten system do branży tłumaczeń? Czy Twoi klienci docenili by taki sposób obsługi? Założę się, że Tak!
A ty? Czy chciałbyś uniknąć prowadzenia ręcznego rejestru zleceń? Zapomnieć o ciągłym odpisywaniu na podobne e-maile z wyceną lub zapytaniem? Gdyby tak prosty i intuicyjny system mógł to zrobić za Ciebie? Brzmi interesująco? Sprawdź jak możesz tego dokonać!
Krok 1 - formularz zapytania
O formularzu zapytań na stronie internetowej pisałem już wielokrotnie. Jest to absolutnie niezbędne narzędzie do tego, abyś zwiększył liczbę zleceń i… zaoszczędził sporo czasu. Wszystkie zapytania i zlecenia, które realizowane są przez formularz mogą automatycznie trafiać do panelu zarządzania zleceniami. Dane, które poda przy zmówieniu klient trafią od razu do systemu i ułatwią Ci dalszą pracę. Więcej na temat skutecznych formularzy w branży tłumaczeń przeczytasz tutaj >>
Krok 2 - panel zarządzania zleceniami
Ten prosty panel to serce skutecznej obsługi klienta. Trafiają do niego wszystkie zamówienia zrealizowane za pomocą formularza.
Jak widzisz, dane klienta zostały uzupełnione automatycznie tymi, które podał w formularzu zamówienia. Zlecenia możesz w wygodny sposób sortować i filtrować. Dzięki możliwości edycji zleceń, możesz wprowadzić komentarze, sprawdzić pliki nadesłane przez klienta i ewentualnie poprawić lub dodać jakiekolwiek dane.
Krok 3 - wycena i termin
W ramach edycji zlecenia, możesz również podać wycenę. Wystarczy wpisać ją w odpowiednim miejscu. Warto też zaznaczyć termin realizacji zlecenia, aby klient nie musiał już o to dopytywać. Możesz również edytować statusy zamówienia, lecz te będą aktualizować się automatycznie - o czym przekonasz się już za chwilę.
Po zapisaniu zlecenia z kwotą wyceny, możesz wrócić do panelu i wysłać automatyczną wiadomość e-mail, zawierającą najważniejsze informacje dla klienta - kwotę, datę realizacji oraz link do wygodnej płatności on-line. Wystarczy jedno kliknięcie. Proste, prawda? Dodatkowo, status zlecenia zmieni się automatycznie na “Wysłano wycenę”.
Krok 4 - informacja o płatności i rozpoczęcie tłumaczenia
Niewątpliwą zaletą systemów płatności elektronicznej, jest natychmiastowa informacja o tym, że środki zostały wpłacone. W ramach panelu zarządzania zleceniami, taką informację otrzymasz natychmiast po wpłacie klienta. Status zamówienia zmieni się automatycznie na “Zapłacono”, a ty możesz przystąpić do tłumaczenia. Nie pytaj więcej klienta o potwierdzenie płatności i nie trać czasu na sprawdzanie rachunku bankowego.
Krok 5 - zakończenie tłumaczenia
Po zakończeniu tłumaczenia, wystarczy dodać przetłumaczony plik w edycji zlecenia, zmienić status realizacji na “Zakończono” i zapisać zlecenie.
Automatyczna wiadomość e-mail zawierająca przetłumaczone pliki zostanie natychmiast wysłana do klienta. Jeśli przetłumaczone dokumenty wysyłasz również pocztą, wystarczy oznaczyć tę opcję w edycji zlecenia. Wiadomość wtedy będzie zawierać informację o tym, że dokumenty zostaną wysłane na odpowiedni adres drogą tradycyjną.
Krok 6 - ciesz się wolnym czasem lub zwiększ ilość zleceń i zarabiaj więcej
Nie warto tracić codziennie czasu na te same, powtarzalne czynności. Maszyny dawno zastąpiły ludzi tam, gdzie to możliwe. Program komputerowy z pewnością nigdy nie przetłumaczy dokumentów tak dobrze jak ty, ale może wyręczyć Cię w prostych, czasochłonnych i powtarzalnych czynnościach, z którymi zmagasz się każdego dnia.
A co ze zleceniami przesłanymi na maila?
Nie martw się, w ramach panelu możesz dodać i te zlecenia na tłumaczenie, które klient podesłał do Ciebie e-mailem. Panel dodawania zlecenia wygląda tak samo jak ten związany z edycją zleceń z formularza. Jedyna różnica to ta, że tym razem sam będziesz musiał wypełnić dane. Pozostała część procesu, przebiegać będzie bez zmian.
Podsumowanie
Jak zaoszczędzić cenny czas i poprawić jakość obsługi klienta w pracy Tłumacza Przysięgłego lub biura tłumaczeń? Kluczem jest automatyzacja. Automatyczna komunikacja e-mail, wygodne płatności on-line i dostęp do listy zamówień z każdego miejsca i na każdym urządzeniu.
Jeśli i ty chciałbyś oszczędzić swój cenny czas i oddać część prostych, powtarzalnych czynności w ręce systemu, to koniecznie skontaktuj się ze mną. Z przyjemnością pomogę Ci zautomatyzować obsługę klienta w ramach Twojego biura tłumaczeń lub kancelarii Tłumacza Przysięgłego.
Pozdrawiam,
