Automatyzacja biura tłumaczeń - od czego zacząć?

Efektywność pracy to klucz do odniesienia sukcesu w biznesie. Dzięki dobrze zaplanowanym procesom zachodzącym w firmie, możesz osiągnąć przewagę konkurencyjną. Automatyzacja pracy jest doskonałym sposobem na to, aby wszelkie procesy zachodzące w Twoim biurze tłumaczeń przebiegały szybko, sprawnie i skutecznie.

Czym jest automatyzacja?

Automatyzacja to zastąpienie czynności i procesów wykonywanych manualnie przez człowieka, za pomocą oprogramowania, maszyn lub robotów, w celu usprawnienia i przyspieszenia wykonywanych zadań. Dobrym przykładem automatyzacji w branży tłumaczeń jest wykorzystanie narzędzi typu CAT, które przyspieszają proces tłumaczenia.

W ramach tego artykułu, skupimy się jednak na automatyzacji wszystkich procesów, które zachodzą w biurze, lecz nie są bezpośrednio tłumaczeniami. Innymi słowy, weźmiemy pod lupę procesy związane z obsługą klienta i zarządzaniem biurem tłumaczeń.

Jakie procesy w biurze tłumaczeń możesz automatyzować?

Przede wszystkim pomyśl o wszystkich codziennych, powtarzalnych zadaniach, które wykonujesz samodzielnie lub delegujesz swoim pracownikom. Zazwyczaj sporą część tych czynności można zastąpić właściwie zaplanowanymi i skutecznie wdrożonymi systemami IT. Wśród elementów, które najczęściej automatyzujemy dla naszych klientów, znajdują się przede wszystkim:

• Obsługa klienta

  • Automatyczna komunikacja e-mail / sms, zawierająca wszelkie potwierdzenia i notyfikacje związane z zamówieniem

  • Portal klienta, umożliwiający klientom dostęp do historii wszystkich zleceń, przebiegu realizacji zlecenia, przetłumaczonych plików, faktur, czy wreszcie umożliwiający wygodne składanie zamówienia i szybkie płatności on-line.

• Przyjmowanie zleceń

  • Formularz zamówienia na stronie, wraz z możliwością wgrania plików. Zamówienia wpadają natychmiast do systemu.

  • Automatyczna wycena zamówienia - na podstawie wybranych par językowych, liczby znaków i rodzaju tłumaczenia.

• Delegowanie zleceń

  • Automatyczna informacja o nowym zleceniu dla wszystkich tłumaczy spełniających kryteria związane z zamówieniem.

  • Ręczny wybór tłumacza i wyznaczenie go do danego zlecenia, bez konieczności wykonywania telefonów i pisania e-maili.

• Kontrola pracy

  • Panel zawierający wszystkie zlecenia, wraz z możliwością filtrowania wg wielu kryteriów, np. data, typ tłumaczenia, język, tłumacz, klient, i wiele, wiele innych...

  • Wewnętrzne statusy realizacji zleceń, np. oczekujące, w trakcie tłumaczenia, przetłumaczone, itd. widoczne dla Ciebie i wybranych pracowników biura.

• Fakturowanie, płatności i windykacja

  • Automatyczne wystawianie faktur dla pojedynczych zleceń lub faktur zbiorczych

  • Płatności on-line, dzięki którym klienci w prosty i szybki sposób zapłacą za zlecenie przed jego realizacją

  • Automatyczne powiadomienia dla klientów, którzy nie opłacili faktur na czas.

• Analiza finansowa i strategiczna

  • Automatyczne raporty finansowe, zawierające informacje na temat najczęściej tłumaczonych dokumentów, najpopularniejszych języków, czy marżowości klientów.

  • Statystyki związane z pracą Twoich tłumaczy - szybkość tłumaczenia, liczba dokumentów/słów/znaków, marża zarobiona przez biuro na pracy każdego tłumacza.

Są to oczywiście jedynie wybrane przykłady. Każde biuro pracuje w inny sposób, dla innych klientów i zmaga się z innymi problemami. Nie mniej jednak jest to dobry punkt wyjścia do dalszej pracy.

Od czego zacząć?

Warto abyś zastanowił się nad tym, które czynności zajmują Ci najwięcej czasu, a jednocześnie są na tyle powtarzalne, że można je ustandaryzować i zautomatyzować. Pierwszym krokiem automatyzacji jest obserwacja pracy własnego biura. Powinieneś zrobić listę wszystkich kluczowych czynności, którymi zajmujesz się ty lub Twoi pracownicy, a następnie przeanalizować czas, który poświęcacie na ich wykonanie.

W trakcie takiej analizy warto również wziąć pod uwagę takie czynniki jak to:

•  Czy dana czynność odciąga Twoją uwagę od innych zadań?

•  Czy wymaga tego abyś angażował innych członków zespołu?

• Jak wpływa na komfort Twojej pracy?

• Czy wraz ze wzrostem liczby zamówień, wybrana czynność będzie powtarzać się coraz częściej i wymusi na Tobie zatrudnienie dodatkowego pracownika?

Gdy już przygotujesz listę  procesów, które zachodzą w codziennej pracy biura i przeanalizujesz je pod kątem wymienionych przeze mnie czynników, będziesz mógł podjąć świadomą decyzję odnośnie tego, które czynności wymagają automatyzacji w pierwszej kolejności, a które mogą jeszcze poczekać.

UWAGA! Nie warto rzucać się od razu na głęboką wodę. Automatyzacja to proces, który powinien być wdrażany krok po kroku. Jeśli będziesz starał się zmienić zbyt wiele elementów jednocześnie, może okazać się, że przyniesie on więcej szkód niż pożytku. Pamiętaj, że automatyzacja biura tłumaczeń wiąże się z zupełnie nową metodologią pracy, którą ty i Twoi pracownicy będziecie musieli przyswoić.

Co dalej?

Będziesz potrzebował systemu do automatyzacji biura tłumaczeń, który przejmie za Ciebie obowiązki. Wybór odpowiedniego narzędzia to bardzo odpowiedzialne zadanie, gdyż system będzie kształtował pracę Twojego biura w najbliższych latach. Na co powinieneś zwrócić uwagę podczas wyboru dostawcy?

• Czy firma posiada doświadczenie w branży tłumaczeń i rozumie rynek?

• Do jakiego stopnia system odpowiada Twoim potrzebom?

• Czy w razie konieczności istnieje możliwość dobudowania funkcjonalności lub wprowadzania zmian w istniejącym systemie?

• Czy firma wdrożeniowa będzie Twoim partnerem i doradcą, czy jedynie wykonawcą systemu?

• Czy możesz liczyć na wsparcie i profesjonalną pomoc techniczną?

• Czy system jest bezpieczny?

• Czy kupując system do automatyzacji pracy biura tłumaczeń, staniesz się właścicielem jego kodu, tak byś mógł decydować, kto ma go dalej rozwijać?

• Czy będziesz miał realny wpływ na dalszy rozwój systemu i dopasowanie go do specyfiki pracy Twojego biura?

Przed podjęciem ostatecznej decyzji, powinieneś skonfrontować swoją listę procesów z listą funkcjonalności systemu do automatyacji biura tłumaczeń oraz omówić wszystkie te elementy z dostawcą oprogramowania. Powinieneś znaleźć firmę, która będzie w stanie rzetelnie przeanalizować Twoje pomysły, zasugerować dodatkowe rozwiązania oraz nadać odpowiedni “flow” całemu procesowi. Idealnie, gdyby dostawca chciał zorganizować z tobą warsztaty, spędzić przynajmniej jeden dzień w Twoim biurze, by obserwować sposób pracy oraz zaangażował Twoich pracowników w proces planowania rozwiązań systemowych.

Podsumowanie

Automatyzacja pracy biura tłumaczeń pozwoli Ci na bardziej wydajną i efektywną pracę, która w konsekwencji przełoży się na zwiększone przychody, zminimalizowane koszty, bardziej atrakcyjną ofertę, szybszą realizację zleceń, poprawę obsługi klienta oraz większe zadowolenie z pracy Twojego zespołu.

Musisz jednak pamiętać, że automatyzacja to również długotrwały proces, który wymaga od Ciebie i Twojego zespołu sporo pracy i otwartości na zmianę w dotychczasowym funkcjonowaniu.

Jeśli czujesz, że automatyzacja to kierunek, w którym powinno zmierzać Twoje biuro tłumaczeń, lecz nie jesteś pewien jak się za to zabrać, to koniecznie skontaktuj się ze mną. Wraz z zespołem Deoling, posiadamy wieloletnie doświadczenie w branży tłumaczeń, a nasi klienci dzięki wspólnej pracy i automatyzacji, realizują do 300% więcej zleceń już w kilka miesięcy od nawiązania współpracy. Jestem przekonany, że wspólnie osiągniemy sukces.

Pozdrawiam,