Jak usprawnić komunikację w biurze tłumaczeń?

Jak usprawnić komunikację w biurze tłumaczeń?

W obecnych czasach wielu z nas nie wyobraża sobie funkcjonowania bez komunikatorów internetowych, które na stałe zadomowiły się na naszych komputerach i smartfonach. Kiedyś korzystaliśmy z Gadu-Gadu, dziś najpopularniejsze to Facebook Messenger, iMessage, Viber czy WhatsApp. Codziennie spędzamy na/w nich dziesiątki lub setki minut, plotkując ze znajomymi, umawiając się na spotkania, czy wysyłając zdjęcia z wakacji do rodziny.

Wielu z nas nie zdaje sobie sprawy z faktu, że na rynku istnieje wiele komunikatorów internetowych stworzonych dla biznesu. Narzędzia te są zazwyczaj darmowe i po odpowiedniej konfiguracji znacznie usprawniają komunikację wewnętrzną organizacji, a w dalszym rozwinięciu również komunikację z klientami.

W tym artykule postaram się przedstawić zalety korzystania z komunikatorów biznesowych w organizacji z branży tłumaczeń oraz wytłumaczyć główne zasady działania i użytkowania.

Komunikator biznesowy - rodzaje i wybór

Na rynku istnieje obecnie wielu dostawców aplikacji komunikatorów biznesowych. Do najbardziej znanych należą Slack, HipChat, Rocket Chat, Google Hangouts, Telegram, Basecamp, czy nawet dobrze znany Skype.

 

Komnikatory biznesowe dla biura tłumaczeń
Najpopularniejsze komunikatory biznesowe, które usprawniają proces komunikacji w biurze tłumaczeń.

Wszystkie powyższe komunikatory są dostępne w wersjach darmowych, w których mamy dostęp do podstawowych funkcjonalności, które są zazwyczaj w pełni wystarczające dla małej kancelarii tłumacza lub nawet średniej wielkości biura tłumaczeń. Wiele z nich jest usługami oferowanymi jako usługi internetowe (SaaS) - można więc z nich korzystać z dowolnego urządzenia, bez konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania. Co więcej, najlepsze komunikatory pozwalają nie tylko na wymianę tekstowych wiadomości, ale również rozmowy głosowe oraz wideo, czy przesyłanie plików.

Najbardziej popularnym i niejako już powoli standardem w branży staje się Slack. Narzędzie to posiada wygodny interfejs, jest bardzo proste w użytkowaniu i dogodne w konfiguracji oraz integracji z innymi programami. Slack dzięki swojej przejrzystości i intuicyjności bardzo szybko zaskarbił sobie przychylność wielkich tego świata – ze Slacka korzystają tacy giganci, jak eBay, Spotify, Sony, Google, Apple, czy Microsoft.

Zespół Deoling również należy do grona użytkowników Slacka i używa go na codzień. Jednym z głównych powodów, dla których zdecydowaliśmy się przejść na Slacka jest prawie całkowite ograniczenie wewnętrznej komunikacji mailowej. Cała komunikacji naszego zespołu odbywała się na Slacku. Wszystko w jednym miejscu. Slack sprawia, że pomimo iż często pracujemy jako zespół rozproszony geograficznie, mając otwarty ten komunikator czujemy się jakbyśmy przebywali koło siebie, w jednym biurze.

Wszystkie te zalety powodują, że Slack jest aplikacją którą chętnie polecamy i wdrażamy dla naszych klientów, którzy zwracają się do nas z problemami w komunikacji w ich firmach.

 

Slack - założenie,  wstępna konfiguracja i pierwsze kroki

Aby założyć organizację Slack, do której potem możemy jako administrator zapraszać innych użytkowników (współpracowników, podwykonawców lub nawet klientów), musimy udać się na https://slack.com/get-started i postępować według opisu (Slack nie został jeszcze przetłumaczony na j.polski więc wszystkie wskazówki będą w j.angielskim).

Po założeniu organizacji otwiera się nam okno Slacka, na razie puste, bez użytkowników, ponieważ tych nie zaprosiliśmy jeszcze do naszej organizacji. Po zaproszeniu nowych osób do naszej organizacji (klikamy na nazwę organizacji w lewym górnym rogu -> Invite people) oraz dodaniu kanałów (ikona “+” przy channels) nasz Slack nabierze życia i szybko stanie się ulubionym narzędziem w Twoim biurze tłumaczeń.

 

Panel nawigacyjny znajdziemy po lewej stronie, okno rozmowy znajduje się w części centralnej. Wybierając osoby w Direct Messages możemy pisać z nimi na kanale prywatnym. Zielona kropka pokazuje nam kto z naszych współpracowników jest obecnie dostępny.

Prawdziwą wartością są jednak kanały, które możemy dowolnie otwierać, ustalać tematykę rozmów oraz decydować kto ma dostęp do danego kanału. Korzystając aktywnie z kanałów i prowadząc rozmowy na forum promujemy w firmie transparentność oraz stymulujemy komunikację wewnętrzną organizacji. Aby wywołać osobę na kanale (dostanie ona wtedy powiadomienie na swoim komputerze/smartphonie nawet wtedy kiedy nie będzie miała akurat otwartego Slacka) używamy znaku “@” a następnie wybieramy osobę do której chcemy się zwrócić na forum kanału. Użycie “@here” wywołuje wszystkie osoby na kanale.

Kanały możemy tworzyć według naszych potrzeb oraz zapraszać do nich wybranych użytkowników. Z doświadczenia wiem, że w biurze tłumaczeń duża wartośc mają np. kanały łączące osoby tłumaczące dokumenty w danym języku, gdzie tłumacze mogą omawiać trudniejsze kwestie tłumaczeniowe i pomagać sobie nawzajem. Następnym przykładem mogą być projektowe, do których dostęp mają tylko użytkownicy związani z danym projektem. Warto także pomyśleć o kanałach funkcyjnych np. marketing lub IT, gdzie mogą być prowadzone dyskusje z określonych w nazwie kanału sfer. Slack to bardzo elastyczne narzędzie i ilość kanałów oraz ich przeznaczenie zależy już tylko od Waszych wymagań oraz kreatywności.

Jeśli macie pytania, uwagi lub chcielibyście wdrożyć Slack do Waszej organizacji to zapraszam do kontaktu z moją osobą:

bastiaan@deoling.com

Zaawansowane wykorzystanie komunikatora Slack

W drugiej części artykułu postaram się Was wprowadzić w bardziej zaawansowane wykorzystanie komunikatora Slack np. korzystanie z wyszukiwarki, integrację z chatem na Waszej stronie www oraz integrację z innymi programami np. Trello lub naszym autorskim systemem do kompleksowego zarządzania biurem tłumaczeń - Systemem Deoling.

Do zobaczenia wkrótce!

Bastiaan Repetski
Bastiaan Repetski
Head of Operations