Automatyczne powiadomienia e-mail w biurze tłumaczeń

Automatyczne powiadomienia e-mail w biurze tłumaczeń

Jako osoba odpowiedzialna za zarządzanie biurem tłumaczeń, każdego dnia mierzysz się z szeregiem kluczowych dla funkcjonowania firmy zadań. Możemy do nich zaliczyć np. przyjmowanie i wycenę zleceń, poszukiwanie tłumaczy gotowych do przyjęcia zlecenia, nadzorowanie procesu tłumaczenia dokumentów, rozliczenia z tłumaczami i klientami oraz obsługę klienta. Nie wiem czy wiesz, ale wszystkie te zadania możesz automatyzować w mniejszym lub większym stopniu. Dziś, udzielę Ci kilku cennych wskazówek związanych z automatyzacją obsługi klienta. Dzięki nim zaoszczędzisz swój cenny czas i poprawisz zadowolenie klientów.

Jeśli chcesz dowiedzieć się czym jest automatyzacja i które procesy możesz automatyzować, koniecznie sprawdź ten artykuł >>

Powiadomienia e-mail / SMS

Jednym z najprostszych i najskuteczniejszych sposobów na zaoszczędzenie cennego czasu (a przy tym poprawienie jakości obsługi) jest ustawienie automatycznych notyfikacji. Branżą, która w doskonały sposób wykorzystuje ten mechanizm jest e-commerce.

Sklepy internetowe generują automatyczne powiadomienia związane z potwierdzeniem przyjęcia zamówienia, rozpoczęciem realizacji zamówienia, wysyłką towaru i niejednokrotnie, już po realizacji zamówienia, z zapytaniem o zadowolenie klienta. System ten sprawdza się doskonale, dlaczego więc nie skorzystać z niego w codziennej pracy biura tłumaczeń?

Które powiadomienia sprawdzają się w  biurze tłumaczeń?

  • Potwierdzenie przyjęcia zamówienia - gdy klient wypełni formularz na stronie i prześle pliki do wyceny. Warto poinformować klienta o tym, że otrzymałeś zlecenie i podać informację z czasem, który będziesz potrzebować na dokonanie wyceny.
  • Wycena zamówienia - w momencie gdy dokonasz wyceny zamówienia, prześlij automatyczną wiadomość do klienta z kosztem tłumaczenia. W takiej wiadomości możesz zawrzeć też liczbę znaków / stron, wraz ze stawkami oraz terminem realizacji zlecenia. Jeśli pobierasz opłatę przed wykonaniem tłumaczenia, warto dodać link do płatności on-line.
  • Potwierdzenie otrzymania płatności - pieniądze to rzecz święta. Każdy z Twoich klientów chce mieć pewność, że przelane na Twoje konto środki dotarły bez problemu.
  • Rozpoczęcie pracy nad tłumaczeniem - jest to opcjonalne powiadomienie, a jego zasadność zależy od modelu pracy Twojego biura. Możesz poinformować klienta o tym, że tłumacz rozpoczął już pracę nad jego zleceniem. Dzięki temu, klient cały czas czuje kontrolę nad tym, co dzieje się z jego zamówieniem.
  • Zakończenie tłumaczenia i przekazanie do korekty - jeśli poddajesz tłumaczenie dodatkowej weryfikacji, warto abyś poinformował o tym klienta. Tego typu powiadomienia o częściowym wykonaniu zlecenia zmniejszą prawdopodobieństwo telefonów i e-maili od klienta z zapytaniem o status realizacji zamówienia.
  • Finalizacja zlecenia - gdy tłumaczenie jest gotowe, warto wysłać autmatyczną wiadomość e-mail zawierającą przetłumaczone dokumenty oraz w przypadku tłumaczeń poświadczonych, informację o wysyłce oryginałów pocztą tradycyjną.
  • Automatyczna wysyłka faktur - unikaj wykonywania zbędnych czynności - wystawiaj i wysyłaj faktury do klientów w sposób automatyczny.

Garść dodatkowych inspiracji

  • Nieczytelne skany - klient przesłał Ci nieczytelne skany? Pomyśl o tym, aby stworzyć system, w którym oznaczysz trudne do odczytania pliki i automatycznie poinformujesz klienta o konieczności wgrania nowych plików.
  • Prośba o ocenę tłumaczenia - kilka dni po wykonaniu zlecenia wyślij automatyczną wiadomość z prośbą o ocenę pracy tłumacza. Warto aby system automatycznie przypisywał oceny do tłumaczy, którzy zajmowali się danym zleceniem. Dzięki temu z łatwością będziesz mógł zarządzać bazą Twoich współpracowników.
  • Windykacja - masz dość pisania e-maili z przypomnieniem o płatności zaległych faktur? Zautomatyzuj ten proces i oszczędzaj swój cenny czas!
  • Opuszczone koszyki - klient wypełnił formularz na Twojej stronie, lecz nie dokończył zamówienia? A moża tak przypomnieć mu o tym lub zapytać o powód takiego stanu rzeczy? W e-commerce e-maile z informacją o opuszczonym koszyku mają nawet 50% skuteczność.

Jak wprowadzić automatyczne komunikaty do Twojego biura?

Aby zautomatyzować komunikację e-mail / SMS z klientami Twojego biura, będziesz potrzebował systemu do rejestracji i dystrybucji zleceń. Niestety, ale standardowa skrzynka e-mail nie wystarczy do tego, aby generować automatyczne notyfikacje. Jakie elementy powinien zawierać system, który pozwoli Ci zautomatyzować komunikację z klientem?

  • Panel zleceń - który umożliwi Ci ręczne dodawanie zleceń podesłanych przez klienta e-mailem oraz zarejestruje zlecenia przesyłane przez formularz na stronie.
  • Statusy zleceń - system musi umożliwiać przypisywanie statusów do wybranych zleceń, które będą wyzwalać automatyczne komunikaty e-mail.
  • Automatyczna komunikacja e-mail - może to dość oczywiste, ale system musi też wysyłać automatyczne komunikaty e-mail lub SMS :-)

Oczywiście jest to obsolutne minimum, które pozwoli Ci wprowadzić podstawowe notyfikacje. Możesz do tego dodać również:

  • Płatności on-line, wraz z komunikatami o pozytywnym zakończeniu transakcji.
  • Automatyczne fakturowanie i windykację, wraz automatyczną wysyłką faktur i przypomnieniami o płatności.
  • Formularz zamówień na stronie internetowej, który umożliwia rejestrowanie niedokończonych zleceń, tak by generować wiadomości o "opuszczonym koszyku".
  • Panel zawierający listę tłumaczy, wraz z oceną ich pracy, tak by przypisywać oceny klientów bezpośrednio do podwykonawców.

Możliwości jest naprawdę sporo, a każda z nich ma za zadanie ułatwić Twoją codzienną pracę, zwiększyć efektywność pracy biura, zminimalizować koszty i zapewnić Ci przewagę konkurencyjną na niezwykle rozdrobnionym rynku, jakim są tłumaczenia.

Podsumowanie

Automatyzacja obsługi klienta w biurze tłumaczeń to znaczący krok do przodu w kwestii poprawy jakości i efektywności Twojej pracy. Jednym z kluczowych elementów jest automatyzacja komunikacji e-mail i/lub SMS. Klienci z pewnością docenią to, że informujesz ich na bieżąco o wszelkich działaniach związanych z ich zamówieniem. Ty z kolei zaoszczędzisz cenny czas, który będziesz mógł przeznaczyć na dalszy rozwój firmy lub po prostu na odpoczynek.

Już wkrótce opiszemy kolejne sposoby na skuteczną automatyzację obsługi klienta w biurze tłumaczeń.

Jeśli jesteś zainteresowany tym tematem i poszukujesz pomocy w automatyzacji obsługi klienta lub działania całego Twojego biura tłumaczeń, to koniecznie skontaktuj się ze mną. Z przyjemnością opowiem Ci o tym, co możesz zrobić i jakie korzyści przyniesie to Twojej działalności.

 

Michał Walachowski
Michał Walachowski
Head of Growth